Laatst bijgewerkt: 11 oktober 2026

Capaciteitsplanning: past het werk in de week?

Tel de geplande uren per persoon op over alle projecten en vergelijk ze met de beschikbare projecturen. Zo zie je waar je moet schuiven voordat je nieuw werk toezegt.

Probeer de planner

Bereken eerst de beschikbare projecturen

Contracturen zijn niet automatisch projecturen. Trek terugkerend overleg, beheer en ander vast werk af. Verwerk vakantie of verlof in de betreffende week. Gebruik je eigen afspraken; er is geen percentage dat voor elk team klopt.

Beschikbare projecturen = werkuren − vaste andere werkzaamheden − afwezigheid. Trek dezelfde uren niet twee keer af. Wie overleg al als activiteit inplant, laat die uren in de capaciteit staan.

1. Noteer per persoon de beschikbare uren voor elke komende week.
2. Geef iedere projectactiviteit een eigenaar en een raming in uren per week.
3. Tel gelijktijdige activiteiten op, ook als ze bij andere projecten horen.
4. Vergelijk de som met de capaciteit en bespreek de weken die niet passen.

Doorlooptijd en inspanning zijn verschillend: een activiteit kan twee weken duren en elke week zes uur vragen. Dat is twaalf uur werk, geen twee volle werkweken.

Voorbeeld: 30 uur werk in een week met 24 uur ruimte

Dit is een fictief rekenvoorbeeld. Sanne werkt 32 uur. Acht uur is gereserveerd voor overleg en beheer, dus er blijven 24 projecturen over.

30 ÷ 24 × 100 = 125% bezetting. Er is zes uur te veel gepland. Elk project afzonderlijk lijkt haalbaar; de som past niet.

Maak een concrete keuze bij overbelasting

• Verschuiven: kan de review een week later, zonder de oplevering te vertragen? Controleer eerst de taken die erop wachten.
• Herverdelen: kan een collega met de juiste kennis zes uur overnemen? Controleer ook diens andere projecten.
• Scope verkleinen: spreek af wat deze week moet en wat later kan.

Een kleur lost het tekort niet op. Leg de keuze vast in de planning en tel opnieuw. Controleer wekelijks met het team of ramingen en afwezigheid nog kloppen.

Moet een opdrachtgever beslissen over extra capaciteit of een latere oplevering? Beschrijf het tekort, het gevolg en de benodigde beslissing in je voortgangsrapportage. Het stappenplan voor voortgang rapporteren van onze andere tool, Voortgangsrapportage.nl, helpt je daarbij. Neem zelf de relevante informatie uit je planning over. De link opent in een nieuw tabblad.

Zo werkt het in Projectanker

Geef activiteiten een eigenaar en vul U/W (uren per week) in. Gebruik dezelfde naam voor dezelfde persoon. Het Team-overzicht telt deze uren over je planningen op. Je beheert capaciteit en afwezigheid in het teamregister.

Het Team-overzicht vereist een licentie. In de gratis planner kun je eerst je activiteiten, eigenaren en U/W invoeren. Bekijk de handleiding voor het Team-overzicht en de prijzen voordat je kiest.

Begin je nog met de opzet? Volg eerst de stappen voor een projectplanning. Werk je in een spreadsheet, houd dan de uren en projectdata gekoppeld; de Excel-handleiding helpt je de basis vast te leggen.

Veelgestelde vragen

Wat is capaciteitsplanning?

Capaciteitsplanning vergelijkt de geplande uren met de beschikbare uren per persoon en per periode, over alle relevante projecten. Het gaat om vooruit plannen, niet om urenregistratie achteraf.

Hoe bereken ik de bezetting?

Deel de geplande projecturen door de beschikbare projecturen en vermenigvuldig met 100. Dertig geplande uren bij 24 beschikbare uren is 125% bezetting. Bij nul beschikbare uren is ieder gepland uur een tekort; bereken dan geen percentage.

Is het Team-overzicht gratis?

Nee, het Team-overzicht over je planningen vereist een licentie. De planner is gratis tot 25 activiteiten per planning; je kunt daarin activiteiten, eigenaren en uren per week invoeren.

Verder lezen: Projectplanning in 6 stappen · Een planning maken in Excel · Licentie zonder abonnement